PRIVACY VERKLARING van Volkskunstgroep “De Uiltjes” vzw

Volkskunstgroep “De Uiltjes” vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoons-gegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).
In deze Privacy policy (of privacy statement) willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met per-soonsgegevens. Volkskunstgroep “De Uiltjes” vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepas-selijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
  • verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke mini-maal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwer-king van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de be-veiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uit-voering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wij-zen en deze respecteren.
Als Volkskunstgroep “De Uiltjes” vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan dit via onderstaande contactgegevens:
Volkskunstgroep “De Uiltjes” vzw
Wilgehoevestraat 79
2180 Ekeren
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom

Uw persoonsgegevens worden door Volkskunstgroep “De Uiltjes” vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden (telkens met vermelding van de rechtsgronden), waaronder:
  • Het nakomen van onze wettelijke verplichtingen, gekoppeld aan het inzetten van vrijwil-ligers (verzekeringsplicht, opmaak nominatieve lijst forfaitaire kostenvergoedingen, res-pecteren van de wettelijke grenzen voor toekenning kostenvergoeding, …);
  • Het plannen van vrijwilligersactiviteiten en het contacteren van en communiceren met vrijwilligers in dat kader (gerechtvaardigd belang);
  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Volkskunstgroep “De Uiltjes” vzw (uit-voering overeenkomst);
  • Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (toestemming betrokkene);
  • Het omkaderen en begeleiden van vrijwilligers ( bij meldingsplicht voor uitkeringsgerech-tigde vrijwilligers) alsook het relatiebeheer naar vrijwilligers toe (verjaardag) (toestem-ming betrokkene);
  • Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting / gerechtvaar-digd belang);
  • Statistische doeleinden (gerechtvaardigd belang) – hiervoor worden de persoonsgegevens evenwel gepseudonimiseerd / geanonimiseerd.
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vra-gen, verwerken en bewaren:
  • Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, i.f.v. communicatie, vervullen wettelijke verplichtingen en begeleiding;
  • Over het verrichte vrijwilligerswerk: omschrijving, start- en einddatum, aantal dagen i.f.v. planning, registratie en opmaak nominatieve lijst kostenvergoedingen;
  • Handtekening (als onderdeel verklaring op eer, kostennota enz.).
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen.
Voor de hierna vermelde gegevens geldt dat Volkskunstgroep “De Uiltjes” vzw ze pas ver-werkt wanneer u daartoe uw uitdrukkelijke toestemming geeft nadat u, los van andere aan-gelegenheden, over de specifieke doelstellingen van die verwerking geïnformeerd bent:
  • Paspoortnummer (Reizen buiten Europa en meerdaagse uitstappen)
Van de vrijwilliger wordt verwacht dat hij elke wijziging van zijn persoonsgegevens onmid-dellijk spontaan en schriftelijk doorgeeft aan Volkskunstgroep “De Uiltjes” vzw.
Volgende gegevens worden ten slotte verwerkt nadat ze elders dan bij de vrijwilliger zelf zijn verkregen:
  • Foto’s en films van de activiteiten;
  • Verslagen en foto’s van voorbije activiteiten in het maandelijkse tijdschrift “Oehoe”;
  • Berichten en verlagen (eventueel met foto) op onze website (www.deuiltjes.be);
  • Berichten en verslagen (eventueel met foto) op sociale media (facebook De Uiltjes, facebook Paggaders, Florrekes blog, instagram, gime).

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordi-ger.

Verstrekken aan derden

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit nood-zakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van derde, gespecialiseerde partijen aan wie wij de volgende taken uitbesteden:
  • het verzekeren van onze leden en hun materiaal;
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen;
  • boekhouding en betalingen (kostenvergoedingen).
Met elk van deze partijen (verwerkers) hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de nodige afspraken opgenomen zijn om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wette-lijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek met machtiging van het parket (persoons)gegevens bij ons opvraagt, controle vanuit de inspectiediensten op het naleven van de regels rond het toekennen van kostenvergoedingen en de verplichtingen uit de vrijwilligerswet in het algemeen, het overmaken van persoonsgegevens aan de subsidi-erende overheid die dit oplegt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toe-stemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te weigeren en om deze ten al-len tijde in te trekken. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

Volkskunstgroep “De Uiltjes” vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzake-lijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Concreet worden de persoonsgegevens bewaard tijdens de volledige duurtijd van het lid-maatschap, of langer wanneer hetzij een wettelijke of decretale bepaling dit oplegt (wette-lijke bewaartermijnen van documenten bijvoorbeeld), hetzij de wettelijke verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering ten aanzien van of door Volkskunstgroep “De Uiltjes” vzw dit rechtvaardigt.
Daarnaast wordt na het lidmaatschap het adres en de telefoonnummer bewaard in het ka-der van de jaarlijkse driekoningentochten en de oud-ledenwerking. Men kan op eigen ver-zoek op elk ogenblik van deze lijst geschrapt worden.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw per-soonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige ver-werking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
  • Alle personen die namens Volkskunstgroep “De Uiltjes” vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren / anonimiseren waar mogelijk / nodig en zorgen voor de en-cryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fy-sieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoons-gegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U hebt recht op correctie en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U mag eisen dat uw persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer u terugkomt op uw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.
U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer u de juistheid van die gegevens betwist of wanneer u zich verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met uw toe-stemming , voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.
U hebt het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw bijzonder situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.
U kunt de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt en die wij geautomatiseerd verwerken, ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, zodat u deze kunt door-geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke of zodat wij deze, op uw vraag en als dit technisch mogelijk is, kunnen overmaken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van uw toestemming hebben verkregen, kunt u uw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.
Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen om uw rech-ten uit te oefenen. (U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.deuiltjes.be). Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identi-teitskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoe-fening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Pri-vacy Commissie) , dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescher-ming, of om een procedure in rechte aan te spannen.

Wijziging privacy statement

Volkskunstgroep “De Uiltjes” vzw kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. Dit is de eerste versie, opgesteld op 27 september 2018. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.